Die richtige Mahnung bei Zahlungsverzug

Bietet man als Unternehmen seinen Kunden die Möglichkeit der Rechnungszahlung an, so bleibt es nicht aus, dass man früher oder später auf einen Kunden mit mangelhafter Zahlungsmoral trifft.

Von einem Zahlungsverzug spricht man bei einer Verzögerung der eigentlich fälligen Geldleistung. Dieser ist im BGB unter §280 und §286ff geregelt. Dabei wird die Fälligkeit innerhalb der Rechnungslegung bestimmt, doch der eigentliche Verzug tritt nicht immer automatisch mit Überschreiten der Fälligkeit ein. Sicherheit schafft hier das Mahnschreiben.

Spätestens 30 Tage nach der eigentlichen Fälligkeit tritt der Verzug ein, auf den der Verbraucher allerdings hingewiesen werden muss. Die Frist beginnt jeweils ab Zustellung der Rechnung, die der Unternehmer im Streitfall schlimmstenfalls aber beweisen muss.

Im Falle des Verzuges ist es theoretisch möglich, Zinsen für genau diesen zu berechnen und es sind sogar Schadensersatz und der Rücktritt vom Vertrag möglich.

Das Mahnschreiben ist das erste außergerichtliche Mittel an die Forderung zu erinnern und unterliegt formal keinen Vorgaben. Ratsam ist es allerdings, innerhalb der Mahnung jeweils die genaue Forderung zu benennen, eine Frist anzugeben sowie die möglichen Zahlungsmöglichkeiten. Wenn im nächsten Schritt ein gerichtliches Verfahren beabsichtigt ist, sollte diese Absicht auch direkt angekündigt werden, damit der Schuldner auf diesem Wege noch die Gelegenheit hat, zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Die Fristen innerhalb der Mahnung sollten nicht zu kurz gesetzt werden, damit dem Schuldner überhaupt die Möglichkeit gegeben wird, diese auch einhalten zu können.

Auch wenn bei säumigen Zahlern das gerichtliche Verfahren beabsichtigt ist, so hilft das Mahnschreiben auf der einen Seite zur Erhaltung einer positiven Beziehung zu den Kunden, auf der anderen Seite aber auch vor Gericht, denn in Hinblick auf die Prozesskosten könnte es wichtig sein, dass dem Schuldner nachweislich Gelegenheit gegeben worden ist, die Forderung noch zu zahlen.

Rein rechtlich kann auf die Mahnung verzichtet werden, wenn die Zahlung innerhalb der Rechnung auf ein bestimmtes Kalenderdatum bestimmt ist oder der Zeitraum der Fälligkeit in Tagen nach Lieferung benannt ist. Wenn der Schuldner ausdrücklich die Zahlung verweigert, so ist das Mahnschreiben direkt unnötig.

Übrigens: Die Mahnung verlängert auch die Verjährungsfrist, denn nach § 195 BGB verjähren Forderungen nach 3 Jahren, wobei die Frist jeweils am 31.12. des Jahres beginnt, in der die Forderung entstand.